Was sind die Pflichten des Sekretärs?

Um klar zu definierenPflichten eines Sekretärs, ist es notwendig zu wissen, wer genau spricht. Immerhin kann dieser Beitrag in mehreren Blickwinkeln betrachtet werden. Bekannt ist beispielsweise der Referent als Büromitarbeiter, der Generalsekretär als Leiter einer Organisation, der Staatssekretär als Beamter, der Sekretär als Diplomat, der Sekretär des Leiters als Angestellter und andere Optionen. Meistens meinen sie in Bezug auf diesen Posten einen Angestellten, der Aufgaben (Anweisungen) als Direktor des Unternehmens ausführt, sowie einzelne Manager seiner Strukturabteilungen. Es stellt sich heraus, dass die offiziellen Aufgaben des Sekretärs in diesem Fall darauf beschränkt sind, Einzelaufträge zur Lösung von organisatorischen und technischen Fragen auszuführen.

Was die Sekretärin wissen und tun sollte

Die Sekretärin muss täglich folgende Funktionen ausführen:

1. Informationen von Untergebenen zur Übertragung an ihren Vorgesetzten erhalten.
2. Organisieren Sie den Telefonkommunikationsmanager. Nehmen Sie in seiner Abwesenheit Informationen entgegen und machen Sie den Direktor darauf aufmerksam.
3. Erhalten und speichern Sie Aufzeichnungen von Telefonnachrichten.
4. Schaffung von Bedingungen für die normale Arbeit des Kopfes: Überwachung des Bedarfs an Büromaterial und Bürogeräten.
5. Unterstützung bei der Organisation der ProduktionTreffen und Treffen. Um den Teilnehmern das Datum, den Ort und die Zeit der Veranstaltung mitzuteilen. Sammeln Sie die notwendigen Materialien, sorgen Sie für die Anwesenheit der Anwesenden und bewahren Sie das Protokoll des Treffens auf.
6. Büroarbeit im Unternehmen zu führen. Zu diesem Zweck sollte die Sekretärin eingehende Korrespondenz systematisieren und an das Management weiterleiten. Dann auf der Grundlage des auferlegten Visums, um Dokumente zu Vollziehern unter einer Liste zu übertragen. Die Aufgaben des Sekretärs umfassen auch die Kontrolle über den Kurs, den Zeitpunkt und das Ergebnis ihrer Ausführung.
7. Führen Sie Arbeiten zum Drucken und Reproduzieren von Dokumenten durch.
8. Organisieren Sie den Empfang von Besuchern des Unternehmensleiters und schaffen Sie, wenn möglich, Bedingungen für eine schnelle Lösung von Problemen.

Um diese scheinbar einfachen Aufgaben einer Sekretärin zu erfüllen, sollte der Mitarbeiter wissen:

• die gesamte Zusammensetzung des Managements des Unternehmens und seiner strukturellen Untergliederungen;
• die Charta, Personal und Struktur des Unternehmens, sein Profil, Entwicklungsperspektiven und Spezialisierung;
• normative Dokumente für die ordnungsgemäße Durchführung von Büroarbeiten;
• Regeln für die Verwendung von Bürogeräten und Kommunikationsmitteln;
• Regeln der BTW, OT, Brandschutz und industrielle Hygiene;
• Regeln der Organisation der Arbeit am Arbeitsplatz;
• normative und rechtliche Handlungen, Aufträge, Beschlüsse, Aufträge für Planung, Buchhaltung und Qualitätsmanagement der durchgeführten Arbeiten.

Spezifität des Schreibers

Wenn es genauer ist, schmalSpezialisierung, die Situation ist etwas anders. Nehmen Sie zum Beispiel die offiziellen Aufgaben der Sekretärin. Im Titel der Position ist der Aspekt der geleisteten Arbeit klar definiert. Gewöhnlich gibt es bei jedem Unternehmen bereits eine offizielle Anweisung, in der die Anweisungen des Spezialisten in der Aufzeichnung angegeben werden. Wenn es keine solche Anweisung gibt, ist es besser, sie zu erstellen. Verwenden Sie dazu den Qualifizierungsleitfaden, der ungefähre Beispiele enthält. Danach muss die Standardversion für die spezifische Organisation unter Berücksichtigung der Besonderheiten und internen Merkmale fertiggestellt werden. Im Allgemeinen müssen die Aufgaben des Sekretärs klar in drei Hauptbereiche zurückverfolgt werden:

1. Arbeite mit Korrespondenz. Empfang, Verarbeitung auf moderne Art und zeitgerechte Zustellung.
2. Ordnungsgemäße Pflege der internen Dokumentation.
3. Registrierung, strikte Buchhaltung und Übertragung von Dokumenten in das Archiv zur Aufbewahrung.

Merkmale der Arbeit des Referenten

Bei manchen Unternehmen ist es daseine Position, die eine breite Palette von Verantwortlichkeiten umfasst: vom "Help Desk" bis zum "Assistant Director". Ein solcher Experte muss über ein breites Wissen verfügen und die Situation gut beherrschen. Die offiziellen Aufgaben des Sekretärs des Reporters werden im Zusammenhang mit der Zunahme der Autorität leicht erweitert. Im Allgemeinen ist dies die übliche Aufgabe der Sekretärin, aber das Wort "Referent" ergänzt die Standardliste. Insbesondere kann der Sekretär-Prüfer Besucher zu bestimmten Themen unabhängig empfangen. Da er bestimmte Informationen besitzt, kann er seine eigenen Entscheidungen treffen. Darüber hinaus führt der Referent verantwortungsvolle Aufgaben des Leiters in Bezug auf die wirtschaftlichen Aktivitäten der Organisation (Unternehmen) aus. Manchmal wird der Sekretär-Referent für die Wartung des Personalaktenmanagements verantwortlich gemacht. Dies geschieht nur dann, wenn Sie durch den Gesamtumfang der Arbeit zusätzliche Aufgaben erfüllen können.

</ p>