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Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Geschäftsbrief: eine Probe. So senden Sie eine E-Mail per E-Mail

In den letzten zehn Jahren Geschäftskorrespondenzper E-Mail hat eine immense Popularität gewonnen und ist zu einer der wichtigsten Arten der Geschäftskommunikation geworden. Heute ist es schwierig, eine Person zu finden, die in der zwischenmenschlichen Kommunikationspraxis keine E-Mail verwenden würde. Trotzdem fragen sich heute viele: Wie schickt man einen Brief per E-Mail, damit alle Regeln eingehalten werden? Wie benutze ich einen Buchstaben, um einen guten Eindruck beim Absender zu bekommen?

Dieser Artikel beschreibt die GeschäftsregelnKorrespondenz per E-Mail, und der praktische Ratschlag, der in dem Artikel vorgestellt wird, wird Ihnen helfen, die richtige Geschäftskommunikation beim Verfassen von E-Mails zu lernen.

Viele beginnen ihren Tag damitÜberprüfen des Postfachs auf neue Nachrichten Aber trotz der Verbreitung dieser Methode des Informationsaustauschs wissen viele nicht, wie sie die Sprache der Geschäftskorrespondenz korrekt verwenden und E-Mails für eine informelle Art der Kommunikation verwenden können.

Dank der Geschwindigkeit der Zustellung von E-MailsPost vereinfacht den Austausch wichtiger offizieller Dokumente, Formulare, Anwendungen, aber hier machen Leute beim Versenden von Briefen Fehler. Sehr oft kommt es vor, dass bei der Erstellung eines E-Mail-Austausches mit allen Dateien aus irgendwelchen Gründen Adressaten nicht die begleitenden Essays bilden und nicht das Thema passen, die die Arbeit des Empfängers erschweren könnten. Der Zweck dieses Artikels ist die Beantwortung der Frage: Wie verschicke ich einen Brief per E-Mail und befolge alle Regeln der Geschäftskommunikation per E-Mail?

Beim Verfassen von E-Mails müssen alle eingereichten Felder ausgefüllt werden

Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mailerfordern den Absender in allen Bereichen in der E-Mail, wie die Adresse und den Namen des Empfängers und Absenders zu füllen. Es muss unbedingt als Thema beschrieben werden, die kurz das Wesen des Briefes geschickt beschreibt. Sehr oft richtig durch das Thema beschrieben das Schicksal Buchstaben und Geschwindigkeit gesendet, das Problem zu lösen, darin enthalten. Business-E-Mails sollten mit einem Gruß beginnen - dieser einfache Ausdruck des Respekts für den Empfänger ist sehr wichtig für die gesamte Korrespondenz. Nach der Begrüßung durch den Wortlaut folgen, der aufgerufen wird, „der Körper des Briefes“, und am Ende eine Signatur links, zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen, Brice Peter Iwanowitsch.“

wie man Geschäftskorrespondenz per E-Mail durchführt

Gruß in Geschäftskorrespondenz

In diesem Moment ist es notwendig, weiter zu schärfenIhre Aufmerksamkeit, da eine Geste des Respekts in jedem Aspekt der Geschäftskommunikation sehr wichtig ist. Der optimale Willkommensgruß ist "Guten Tag" oder "Hallo". Die geschäftliche Korrespondenz per E-Mail beschränkt den Absender auf die Verwendung der Begriffe "Guten Abend" oder "Guten Morgen", da der Empfänger den Brief viel später lesen kann, als er erhält. Es ist auch nicht korrekt, in der Begrüßung der in der informellen Kommunikation verwendeten Ausdrücke zu verwenden.

Nach den Wort- oder PhrasengrüßenSie sollten sich auf den Empfänger mit Namen und Vatersnamen beziehen, und falls der Name dem Absender unbekannt ist, können Sie diesen Moment überspringen. Nach dem Begrüßungswort können Sie mit der Angabe des Zwecks des Briefes fortfahren.

Angehängte Dateien in Geschäftskorrespondenz per E-Mail

Wenn der Hauptzweck des Briefes nicht nur istschriftliche Erzählung und Erklärung des Wesens der Sache, sondern auch das Senden der Datei, ist es besser, das gesendete Objekt zuerst anzuhängen. Es kommt oft vor, dass viele Absender, wegen Unaufmerksamkeit, das Wesen des Themas im Text des Briefes angegeben haben, vergessen, die notwendige Investition anzuhängen. Eine solche Fahrlässigkeit kann die geschäftliche Reputation des Absenders eines Geschäftsbriefes negativ beeinflussen.

Beispiele für Geschäftskorrespondenz

Die E-Mail-Adresse muss erkennbar und prägnant sein

Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mailden Absender verpflichten, einen erkennbaren elektronischen Namen zu haben, der in sich wahre Informationen über den Namen des Absenders enthalten muss. Sehr nicht lakonisch und albern aussehen offizielle Briefe und Adressen, wenn die elektronische Adresse informelle Ausdrücke oder Wörter anzeigt, beispielsweise die elektronische Adresse "limon_petya". Es sieht für einen Erwachsenen sehr unhaltbar aus. Um geschäftliche Korrespondenz durchzuführen, ist es besser, eine separate E-Mail zu erstellen und die Etikette der Geschäftskorrespondenz per E-Mail zu befolgen.

Verwenden der Funktion "Schnelle Antwort" (Antwort), um auf zuvor empfangene E-Mails zu antworten

Die Antwort - oder Antwortfunktion (in abgekürzter Form)es sieht aus wie Re :) hilft dem Benutzer, schnell auf zuvor gesendete Nachrichten vom Absender zu reagieren. Diese Funktion hat auch eine universelle Möglichkeit, die vorherige Korrespondenz mit dem Gesprächspartner für das gegebene Thema zu lesen. Aber die Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail verpflichten den Absender, den Betreff des Geschäftsbriefes umzubenennen, wenn während der Korrespondenz das Wesen der Diskussion geändert wird.

Bevor Sie einen Geschäftsbrief versenden, sollten Sie auf Rechtschreibfehler und Interpunktion achten

E-Mail vereinfacht den Austausch von Informationen, aberWenn Geschäftskorrespondenz es nicht wert ist, die Regeln der russischen Sprache zu vernachlässigen, kann ein fahrlässig begangener Fehler die Glaubwürdigkeit des Absenders beeinträchtigen. Bevor Sie den Brief verschicken, sollten Sie den Text mehrmals überprüfen und sorgfältig auf Ophor- und Interpunktionsfehler überprüfen. Viele E-Mail-Clients verfügen über eine Rechtschreibprüfung, achten Sie also auf die durch die rote Linie unterstrichenen Wörter. Wenn Sie Zweifel an der Korrektheit der Rechtschreibung haben, sollten Sie im Internet um Hilfe bitten oder die Rechtschreibung mit einem Rechtschreibwörterbuch überprüfen.

Etikette der Geschäftskorrespondenz per E-Mail

Das Zielfeld muss an der letzten Stelle ausgefüllt werden

Um zu vermeiden, unvollständige oderUnverarbeitete Briefe Die Adresse des Empfängers des Geschäftsbriefes sollte im letzten Moment vor dem Absenden eingegeben werden. Diese Regel ist auch in den Grundlagen der Geschäftskorrespondenz per E-Mail enthalten. Es kommt vor, dass wenn das Feld des Empfängers ausgefüllt ist, E-Mail eine Liste von zuvor verwendeten Empfängern anbieten kann, auch hier sollten sie ihre Aufmerksamkeit lenken, um nicht versehentlich einen kompilierten Geschäftsbrief an einen externen Adressaten zu senden.

Strukturierung eines Geschäftsbriefes

Textstrukturierungsregeln geltennicht nur Papier, sondern auch auf den Regeln der Geschäftskorrespondenz per E-Mail. Es ist nicht immer bequem, der Empfänger große Mengen von Textnachrichten auf dem Bildschirm zu lesen. Zur Vereinfachung sollte dieser Punkt sein, den Text zu brechen logisch kleinen Absätzen gebildet und vermeiden Geschäftsbriefe anspruchsvolle Textvorschläge zu schreiben. Die optimale Länge eines einzelnen Satz in einem Geschäftsbrief soll nicht mehr als fünfzehn Worte.

Das Wesen eines Geschäftsbriefes sollte in der Sache angegeben werden

Neben dem Betreff eines Geschäftsbriefes ist der EmpfängerDer erste und der zweite Satz des Haupttextes sollten ebenfalls von Interesse sein. Die Aufgabe des Absenders besteht darin, zu Beginn des Briefes das Wesen des Problems oder der Frage anzugeben, an das er den Empfänger adressiert. Der erste Satz sollte den Zweck angeben, zu dem der Geschäftsbrief gesendet wird. Muster: "Wir informieren Sie, dass die Bedingungen der Verpflichtung aus dem Vertrag Nr. 45 vom 02.01.2017" Über die Lieferung von Schüttgütern "zu Ende gehen. Um den Vertrag zu verlängern, müssen Sie ein zweites Dokumentenpaket einreichen. " Aufgrund dieses Ziels hat der Empfänger die Möglichkeit, die Grundidee eines Geschäftsbriefes zu verstehen. Wenn der Text des Buchstabens zu groß ist, ist es besser, die Anhangsfunktion des Objekts als Anhang in Form eines Textdokuments zu verwenden, aber mit dem Textfeld sollten Sie den begleitenden Aufsatz verlassen, der den Geschäftsbrief beleuchtet. Beispiel: "Wir senden Ihnen eine elektronische Kopie des Briefes der Firma Makstroy LLC zu Ihrer Information. Wir bitten Sie, Ihre Entscheidung über die Verlängerung des Vertrags Nr. 45 vom 02.01.2017 "Über die Lieferung von Schüttgütern" bis zu dem in dem Schreiben angegebenen Zeitpunkt mitzuteilen. "

Jede geschäftliche E-Mail sollte beantwortet werden

Es gibt negative Beispiele für GeschäfteKorrespondenz, wenn der Empfänger aus irgendwelchen Gründen einen Geschäftsbrief ignoriert. Manchmal kann es tatsächlich Fälle geben, in denen die Antwort aufgrund bestimmter Situationen nicht gegeben werden kann, beispielsweise kann die Zeit zur Lösung eines Problems mehrere Tage dauern oder der Empfänger befindet sich in einem Zustand der Reflexion und kann die gestellte Frage nicht sofort beantworten. In diesem Fall sollte es einen kurzen Kommentar dazu geben, zum Beispiel "Hallo Peter Ivanovich. Ich habe Ihren Brief erhalten, aber bis jetzt finde ich es schwierig zu antworten, da ich mich mit dem höheren Management beraten muss. Ich werde das Problem dem CEO unseres Unternehmens melden und bis Ende der Woche eine offizielle Antwort geben. Mit freundlichen Grüßen, Verkaufsleiter Belov Ivan Gennadievich. "

Geschäftskorrespondenz per E-Mail

Es sei daran erinnert, dass, wenn keine Antwort innerhalb von drei Arbeitstagen gegeben ist, die Tatsache, dass das Schweigen des Briefes Empfänger Geschäft kann als Vernachlässigung oder Ablehnung mit dem Sender kommunizieren geschätzt werden.

Beim Verfassen von Antwortschreiben sollten alle Fragen beantwortet werden

Wenn der Brief an den Empfänger gesendet wird, trägtFragender Charakter, dann sollten beim Schreiben eines Briefes Antworten auf Fragen in der Reihenfolge gegeben werden, die im empfangenen Text des Geschäftsbriefes anwesend ist. Wenn Fragen gestellt wurden, hofft der Absender, spezifische Antworten auf sie zu erhalten. Wenn Sie einen Brief schreiben, sollten die Antworten nicht nummeriert sein, Sie müssen nur die Idee in der richtigen Reihenfolge angeben. Um alle Fragen zu beantworten, müssen Sie zuerst den erhaltenen Geschäftsbrief mehrmals lesen und falls es zu viele Fragen gibt, ist es besser, sie separat zu schreiben, um einen Pass zu vermeiden. Wenn es nicht möglich ist, einige der gestellten Fragen zu beantworten, sollte darauf hingewiesen werden, dass die Antwort aus irgendeinem Grund nicht gegeben werden kann.

die Grundlagen der Geschäftskorrespondenz per E-Mail

Missbrauche keine Abkürzungen, emotionales Design und Großbuchstaben

Es gibt negative Beispiele für GeschäfteKorrespondenz, wenn Absender es verdünnen, informelle Zeichen in Form von Lächeln verwendend. Ihre Anwendung ist beliebt bei der Kommunikation in sozialen Netzwerken, aber die Regeln der Geschäftskorrespondenz begrüßen solche Manifestationen von Emotionen nicht, da der Empfänger seine wahre Bedeutung nicht kennen und sie für eine unverständliche Reihe von Satzfehlern halten kann.

Beispiele für Geschäftskorrespondenz

Auch es ist notwendig, das Schreiben eines Textes abzulehnenin Großbuchstaben. Im Internet wird eine Reihe von Wörtern, die in Großbuchstaben geschrieben sind, "schreiende Sätze" genannt, und häufiger tragen solche Sätze eine negative Farbe. Der Empfänger kann beim Lesen eines elektronischen Geschäftsbriefes eine solche Schriftart negativ sehen, was sich nachteilig auf die Wahrnehmung von Bedeutung auswirken wird. Falls es notwendig ist, die Wichtigkeit eines Moments in einem Geschäftsbrief hervorzuheben, ist es besser, die einleitenden Sätze zu verwenden, zum Beispiel "Bitte beachten Sie, dass Sie ein Paket von Dokumenten für die Vertragsverlängerung bis spätestens 10.02.2017 bereitstellen müssen" oder "Bitte beachten Sie, dass die Dokumente die Verlängerung des Vertrags sollte bis zum 10.02.2017 eingereicht werden. "

Senden Sie keine vertraulichen Informationen per E-Mail

Um persönliche oder vertrauliche Informationen zu sendenInformationen ist es besser, E-Mail-Boxen zu verlassen, da die Gefahr besteht, dass Angreifer sie für ihre eigenen Söldnerzwecke abfangen. Zu diesen Informationen können gehören: Telefonnummern, Passwörter für Bankkarten, persönliche Bankkonten usw. Es ist wichtig, daran zu denken, dass die Informationen auf dem Server des Mailagenten gespeichert werden und im Falle eines Hackens gestohlen werden können.

Am Ende des Briefes muss die Unterschrift des Absenders stehen

Wie bereits erwähnt, jeder gesendetDer Brief sollte eine spezifische Unterschrift enthalten. Oft stellen die Entwickler von Postfächern die Funktion des Signaturblocks vor, in die Sie Ihre Daten über den Post, den Namen und die Telefonnummer des Kontakts eingeben können. Anschließend wird dieser Block automatisch am Ende jedes Buchstabens angezeigt, was die Eingabe erleichtert. Es ist wichtig, eine Unterschrift korrekt zu erstellen, damit der Empfänger bei der Beantwortung des Briefes die Möglichkeit hat, den Absender korrekt zu adressieren. Ein Beispiel für eine Unterschrift könnte so aussehen: "Mit freundlichen Grüßen Verkaufsleiter Nikolai Petrow, +79810000000".

Geschäftskorrespondenzregeln per E-Mail

Ziehen Sie Schlussfolgerungen, es kann bemerkt werden, dassUm zu verstehen, wie man Geschäftskorrespondenz per E-Mail durchführt, müssen Sie keine zusätzlichen und komplexen Elemente lernen. Es ist nur notwendig, sich an die elementaren Regeln der Etikette zu halten und die Normen der russischen Sprache zu beachten.

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