Dokumentenumschlag ist ein wichtiges Bindeglied im Workflow

Unter der Dokumentenverwaltung versteht man die Regeln, aufwelche die unterzeichneten Entscheidungen innerhalb des Unternehmens oder der Institution vom Moment ihres Eingangs bis zum Archivspeicher vorantreiben. Die Grundlage dieses Konzepts ist der Erhalt des Dokuments, seine Berücksichtigung, die Übertragung an die Exekutivorgane, die Durchführung organisatorischer Maßnahmen zur Durchführung, Zertifizierung, Registrierung, Lagerung.

Dies ist ein Prozess, der die Instanzen der Bewegung berücksichtigtdokumentieren zusammen mit der Geschwindigkeit seiner Bewegung durch diese Instanzen. Dokumentenumschlag ist ein Prozess, der mit der Informationsaktivität des Verwaltungsapparates korreliert werden muss, mit der Dokumentation jeder einzelnen Entscheidung, der Speicherung neu empfangener Dokumente.

Eine große Anzahl von Mängeln bei AktivitätenViele Steuergeräte sind mit der schlechten Organisation der Dokumentenbewegung verbunden. Zum Beispiel sollte der Prozess der Verbreitung eines Management-Entscheidungsdokuments drei obligatorische Komponenten enthalten:

• Informationsunterstützung der Entscheidung (dazu gehören zuverlässige Informationen, die die Richtigkeit der Entscheidung bestätigen);
• Dokumentation der Entscheidung selbst (Verwaltungsdokument);
• Kontrolle über die Durchführung (einschließlich der Organisation der vorgeschlagenen Arbeit, der Methoden zur Erfüllung der Aufgabe, Einhaltung der Bedingungen).

Wie aus dem obigen Beispiel ersichtlich ist,Dokumentenumlauf ist die Sammlung von Informationen, auf deren Grundlage eine Verwaltungsentscheidung erlassen wird; Vorbereitung der Lösung selbst, einschließlich Redaktion, Verhandlung, Entwurf bis zur Genehmigung. Alle diese Phasen erfordern die Bewegung des Dokuments nicht nur zwischen den strukturellen Unterabteilungen des Unternehmens, sondern auch zwischen Darstellern, von Technikern, Spezialisten, bis hin zu Führungskräften. Die Schlussfolgerung aus diesem Beispiel ist, dass je höher die Geschwindigkeit der Bewegung eines Dokuments, desto höher ist die Qualität seiner Ausführung auf jeder Stufe, desto besser das Unternehmen den Prozess als Ganzes zu verwalten.

Der Begriff selbst erschien 1920 in der LiteraturJahre. Zu dieser Zeit wurde angenommen, dass der Arbeitsablauf die Organisation der Arbeit war, die auf die rationale Konstruktion des Staatsapparats als Ganzes abzielte, die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen den verschiedenen Künstlern und Diensten. Im Jahre 1931 unternahm das Institut für Managementtechnologie den ersten Versuch, die einheitlichen Prinzipien der Organisation des Records Management zu regeln. Es wurden Regeln festgelegt, nach denen der Empfang, die Zustellung von Dokumenten, Ausführungsbestimmungen und die Regelung der Unterzeichnung erfolgen sollten. Die nächsten Phasen der Entwicklung der Wirtschaft erhielten eine gesetzliche Regelung für ein solches Konzept als Büroarbeit, wobei der Schwerpunkt auf einzelnen technischen Operationen lag. Das Dokumentenverbreitungsprogramm wurde in diesen Gesetzgebungsakten nicht erwähnt, obwohl im wesentlichen alles auf die Organisation des Dokumentenverkehrs hinauslief. Seit 1974 wurde das Hauptdokument unterzeichnet, das den gesamten Prozess des Dokumentenumlaufs regelt, der bis heute in Kraft ist.

Dieser Rechtsakt heißt "Unitedstaatliches System der Aufzeichnungen „(EGSD), Punkte, die für die Organisation der Bewegung von Dokumenten gewidmet sind, technologische Methoden der Verarbeitung und Anwendungsregeln in dieser Sammlung formulierten die Grundregel :.‚Dokument - eine schnelle Bewegung des Instruments auf die knappste Art und Weise, eine minimale Zeit und Arbeit ist.“ nur durch Annahme der Regeln zu üben, können Sie eine Verbesserung des Lebensstandard der Menschen, das Wachstum der Staatswirtschaft erwarten.

Um diese Ziele zu erreichen, brauchen wir pfiffige, disziplinierte und verantwortungsbewusste Manager, für die die Umsetzung des Dokumentenmanagements auf Basis der YGSD eine Frage der Ehre und des Gewissens sein wird.

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