Nomenklatur der Fälle. Die Reihenfolge der Bildung

Alle Dokumente müssen nach ihrer Ausführung seinsind in der Wirtschaft gruppiert. Der Begriff "Geschäft" in Übereinstimmung mit GOST 51141-98 sollte als ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten verstanden werden, die sich auf einen bestimmten Tätigkeitsbereich der Organisation beziehen und in einem Ordner unter einer separaten Abdeckung liegen. Für die ordnungsgemäße Erstellung, Speicherung und Abrechnung von Fällen in jeder Organisation sollte die Nomenklatur der Fälle jährlich erstellt werden (unter Berücksichtigung der Veränderungen im externen und internen Umfeld), dank derer eine schnelle Suche nach Dokumenten gewährleistet ist.

Bei der Formulierung der Angelegenheiten einer Einheit,geleitet von den Anforderungen eines Single-State-Systems von Records Management. Die wichtigsten Bestimmungen sind in GOST 51141-98, Dokumente der wichtigsten Archivabteilung unter der Regierung der Russischen Föderation, methodische Anweisungen von Archivalien, Listen von Dokumentenmaterial dargelegt. Es ist notwendig, die Bedingungen der Aufbewahrung von Dokumenten und Fällen zu beachten. Wenn eine Organisation mit einer komplexen Struktur und einer Vielzahl von Funktionen, dann in jeder Abteilung und in der gesamten Organisation, gibt es gemeinsame Prinzipien für die Systematisierung von Dokumenten, die Bildung und Indexierung von Fällen. Daher sollte die Nomenklatur der Angelegenheiten der Personalabteilung, des Qualitätsdienstes, jeder anderen strukturellen Unterabteilung oder der Organisation selbst unter Berücksichtigung der Anforderungen der normativen Dokumente gebildet werden.

In der ersten Phase ist es notwendig, das Spektrum der Probleme zu bestimmen undDie Kategorie der Dokumente, die die Nomenklatur der Angelegenheiten der Einheit oder Organisation enthalten sollte. Hier müssen wir von der Notwendigkeit ausgehen, das gesamte Volumen der erstellten und empfangenen Dokumentation abzudecken. Wenn in der Arbeit neue Fragen auftauchen, die in der Nomenklatur nicht enthalten sind, müssen Ergänzungen dazu vorgenommen werden. Die Form der Nomenklatur der Fälle sollte eine zeitnahe Aktualisierung ermöglichen. Bei der Indexierung von Fällen sollte es daher möglich sein, neue Indizes zu erstellen und das Ersetzen zuvor zugewiesener Indizes von bereits gebildeten Fällen auszuschließen. Das noch nicht abgeschlossene Geschäft wird unter Beibehaltung der ursprünglichen Nummer in die Nomenklatur des nächsten Jahres übernommen.

Der Titel jedes Falles sollte klar und deutlich seinvollständige Offenlegung der Zusammensetzung des Falles und des Inhalts von Dokumenten, die in diesem Ordner abgelegt sind. In dem Ordner müssen Sie den Index und die Aufbewahrungsdauer des Falls angeben. Die Konsolidierung von Fällen erfolgt nominal, z. B. Aufträge, Protokolle, Aufträge und so weiter. Fälle können auf substantielle Weise gebildet werden, zum Beispiel die Korrespondenz mit einem bestimmten Korrespondenten, eine Korrespondenz über die Versorgung mit Rohstoffen, die Korrespondenz mit Korrespondenten, die territorial zusammengeschlossen sind, und so weiter.

Beim Gruppieren von Dokumenten sollten SieAufmerksamkeit auf das Timing ihrer Lagerung. Dokumente von temporärer und permanenter Lagerung oder mit unterschiedlicher Haltbarkeit können nicht zu einer Datei zusammengefasst werden. Es ist nicht erlaubt, Entwürfe von Entwürfen, irrelevante Dokumente oder Kopien von Kopien aufzunehmen. Bei der Bildung von Fällen ist es notwendig, das Vorhandensein aller Signaturen im Dokument sowie die Korrektheit seiner Ausführung zu überprüfen.

Die Indizierung von Fällen und die Reihenfolge ihrer Bestellung sollteproduziert nach dem Grad der Bedeutung. Die wichtigsten Dokumente werden zuerst angezeigt (Bestellungen, Bestellungen oder andere administrative Dokumente). Die Nomenklatur der Fälle sollte Indizes und Überschriften von Fällen, die Bedingungen für ihre Lagerung, die Reihenfolge der Evakuierung enthalten. Die Nomenklatur der Fälle wird in der in der Organisation festgelegten Reihenfolge genehmigt und mit dem Beamten des Staatsarchivs der Region abgestimmt. Am Ende des Jahres wird in der Nomenklatur der endgültige Datensatz veröffentlicht, der die Anzahl der Fälle angibt, die im Berichtsjahr für jede Kategorie eingeleitet wurden. Die Lieferung der dauerhaften Aufbewahrung in das Archiv oder die vorübergehende Lagerung (nach Ablauf der Frist) erfolgt nach dem vom Rechnungswesen dieser Organisation festgelegten Verfahren.