Was ist Büroarbeit und Workflow?

Erfolg im Geschäft hängt größtenteils von seinem abkorrekte Organisation. Sowohl Manager als auch normale Arbeiter sollten wissen, was Büroarbeit ist. Welche Funktionen gibt es, welche Arten gibt es und welche regulatorischen Dokumente sollten bei der Organisation des Workflows berücksichtigt werden?

Was ist Büroarbeit?

Jede Organisation, unabhängig von ihrer FormEigentum und Eigenschaften, schafft im Laufe seiner Tätigkeit eine Vielzahl von Papieren. Dies können Bestellungen und Briefe sowie Protokolle sein. Sie alle beziehen sich auf organisatorische und administrative Dokumentation.

Büroarbeit ist die Schaffung vonDokumente der Organisation, durchgeführt nach bestimmten Regeln und Anforderungen. Öfter werden bei den Unternehmen spezielle Angestellte zugeteilt, die nur in diesem Bereich beschäftigt sind. In kleinen Firmen kann die Funktion einer Sekretärin fast jedem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Wenn Sie das Wesen der Terminologie verstehen (was ist?Büroarbeit), dann wird der Ursprung des Wortes deutlich werden. Dies betrifft vor allem die Festsetzung offizieller Informationen auf einem materiellen Medium. Während dieses Vorgangs wird ein Organisations- und Verwaltungsdokument erstellt, das anschließend bestimmte Aktionen initiiert.

Der Begriff „klerikal“ erschien für eine lange Zeit, aber nur in der Mitte des letzten Jahrhunderts, nahm offiziell Form, auf der staatlichen Ebene in den Verordnungen festgelegt ist.

Büroarbeit und Dokumentenzirkulation - was ist das?

Die Organisation kann nicht unabhängig von existierenGesetzgebung. In ihm gibt es immer Büroarbeit und Dokumentenzirkulation. Was sind die Besonderheiten der Übertragung von Wertpapieren, wie werden sie ordnungsgemäß registriert? Diese Fragen werden von Spezialisten gelöst: Sekretäre, Archivare, Mitarbeiter der Personalabteilung.

Büroarbeit beinhaltet die Aufzeichnung von Informationenauf einem materiellen Träger die Schaffung eines Papier- oder elektronischen Aktes. Auf dieser Grundlage wird der Dokumentenumlauf der Organisation aufgebaut - die Bewegung einer Bestellung oder von Briefen, beginnend mit ihrer Erstellung und endend mit der Ausführung und dem Versand an das Archiv oder die Vernichtung.

Abhängig davon, wo das Geschäft erstellt wirdIn Bezug auf Mitarbeiter und Management der Organisation ist der Dokumentenfluss in externe und interne unterteilt. Von der Quelle hängt der weitere Weg der Bestellung, Bestellungen, Briefe ab.

Der interne Workflow der Organisation geht von folgenden Phasen aus:

Erstellung des Entwurfsdokuments;
Koordination;
Unterzeichnung des Entwurfs, Datum und Registrierungsnummer; ab dem Zeitpunkt der Registrierung gilt es als offiziell ausgestellt und zur Ausführung angenommen;
den Inhalt zu den Darstellern bringen und kontrollieren;
Ausführung von Anweisungen;
Ausführen des ausgeführten Dokuments für die nachfolgende Speicherung, abhängig von der Zeit und Notwendigkeit;
Vernichtung von Geschäftspapieren mit abgelaufener Laufzeit oder Registrierung zur Archivierung.

Die Phasen der externen Dokumentenzirkulation sind im Allgemeinen ähnlich, aber es gibt einige Unterschiede:

Dokumente kommen von außen in die Firma. Dies können die Papiere höherer und niederer Organisationen, Zweigniederlassungen, normative Akte von offiziellen Stellen, gerichtliche Anordnungen, Briefe von Bürgern sein.
Alle in der Organisation erhaltenen Geschäftspapiere müssen das Registrierungsverfahren unbedingt durchlaufen. Es bestätigt, dass sie kontrolliert werden.
Die nächste Stufe ist die Arbeit mit dem Dokument, Vertrautmachen oder Ausführen von Anweisungen.
Bei Bedarf wird eine offizielle Antwort gegeben.
Die letzte Stufe ist die Registrierung für Langzeit- oder Archivierungsspeicher und mögliche Zerstörung.

In Bezug auf die Führung der Organisation werden außerdem die folgenden Arten von Arbeitsabläufen unterschieden:

aufsteigend - von Untergebenen zu Vorgesetzten (Erläuterungen);
abwärts - vom Management zu den Mitarbeitern (Bestellungen);
horizontal - zwischen Peers (Acts, Protokolle).

Alle Phasen der Dokumentenbewegung sind in speziellen Magazinen fixiert. Sie können in mehreren Varianten durchgeführt werden:

Protokolle für die Beförderung von Dokumenten;
Dokumentenkarten;
Das elektronische Dokumentenmanagement ist in der überwiegenden Mehrheit der Organisationen am üblichsten.

Merkmale der gerichtlichen Aufbewahrung

Viele fragen sich, was juristisch istBüroarbeit, und was ist ihr Unterschied zum Allgemeinen. Der Gerichtsfall ist ein etwas anderes Paket von Dokumenten und Materialbeweisen. Richtige Lagerung und Bewegung sorgt für Transparenz des Strafvollzugssystems. Die Verwaltung von Gerichtsakten kann im Gegensatz zu organisatorischen Aufzeichnungen nicht freiwillig sein. Es wird von autorisierten Personen durchgeführt und streng kontrolliert. Für ihn sind alle Stadien einschließlich der Zerstörung normativ und streng definiert.

Sekretär Funktionen

Die meisten Angestellten des Unternehmens stellen sich sehr vage vor, was Büroarbeit und Dokumentenzirkulation sind. Für eine Sekretärin ist dies eine berufliche Tätigkeit.

Das Unternehmenssekretariat übernimmt die Hauptfunktion der Unterstützung des Dokumentenmanagements. Je nach Form und Besonderheiten der Arbeit gliedert sich die Organisation des Büro-Arbeits-Dienstes eines Unternehmens in folgende Typen:

Zentralisiert - alle Sekretäre sind in der gleichen Abteilung und berichten an den Chefsekretär oder Senior Sekretär.
Dezentral - Die Sekretäre und Mitarbeiter, die ihre Aufgaben erfüllen, sind in den Organisationseinheiten verstreut und verschiedenen Vorgesetzten unterstellt.
Mixed - ist am häufigsten in großen Organisationen zu finden.

Die Besonderheiten des Dokumentenumlaufs im Unternehmen hängen unmittelbar von der Form des angenommenen Sekretariats ab.

Anleitung für Büroarbeiten

Unabhängig von der Größe und Form des Eigentums, inJede Organisation sollte einen Rechtsakt haben, der die Beförderung von Dokumenten regelt. Was ist ein Buchführungshandbuch und wie kompiliert man es? Diese Frage beunruhigt nicht nur Sekretäre, sondern auch Führungskräfte.

Anleitung für Büroarbeit ist internder normative Akt der Organisation, der durch eine Anweisung oder Anweisung des Managements genehmigt wurde, von unbestimmter Handlung. Es beschreibt alle Etappen des Dokumentenübergangs, Listen von Posts, deren Unterschriften die Echtheit offizieller Papiere bescheinigen können, Beispiele für Design, Formulare und Formulare.

Management von Büroarbeiten

In kleinen Organisationen mit einer geringen Verbreitung von Dokumenten (weniger als 200 pro Jahr) steht die Verwaltung der Aktenverwaltung außer Frage. Alles wird von den Mitarbeitern selbst oder sogar vom Chef entschieden.

Wenn die Pflichten der Aufzeichnung nicht sindsind für den Arbeitnehmer direkt und sind nicht in seinem Arbeitsvertrag ausgeschrieben, dann sollte ein Dekret über die Auferlegung dieser Funktionen ausgestellt werden. In diesem Dokument sollten zusätzliche Verantwortlichkeiten, Verantwortlichkeiten und Entschädigungen aufgeführt werden.

Merkmale des Personalaktenmanagements

Wenn mindestens ein Mitarbeiter in der Organisation ist,dann wird es notwendig sein, Arbeitsdokumente zu erstellen. Die Frage, was Personalführung ist, ist besonders aktuell für die Unternehmen mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern.

Personal Records Management ist die Bereitstellung vondie Bewegung bestimmter Dokumente in Bezug auf die Arbeitstätigkeit der Mitarbeiter des Unternehmens. In der Regel werden diese Aufgaben von den Mitarbeitern der Spezialeinheit - der Personalabteilung - wahrgenommen. Zu ihren Funktionen gehören das Empfangen, Verarbeiten und Speichern von Personalakten. Einschließlich der Verarbeitung von persönlichen Daten, die geheim sind.

Personal-Workflow wird in der Regel getrennt von den allgemeinen unter Einhaltung der Regeln der Geheimhaltung und Speicherfunktionen durchgeführt.

Optimierung der Büroarbeit

Trotz der rasanten Entwicklung der digitalenTechnologien, viele Organisationen sind schwierig, den Workflow zu optimieren. Fahren Sie auf die alte Weise fort, um Papierkorrespondenz zu halten und regelmäßige Registrierungsprotokolle durchzuführen.

Dies ist auf zwei Faktoren zurückzuführen: