Pflege von Personalakten von A bis Z

Organisation und Pflege des Personalaktenmanagements- eine unmittelbare Pflicht der Mitarbeiter des Personaldienstes. In Situationen der Schaffung einer neuen Organisation, Umwandlung alter oder anderer Reorganisationsoptionen, Management und Personalabteilung, müssen Sie die Hauptpunkte der Arbeit kennen: Schulung und Suche nach Mitarbeitern, Empfang, Übertragung und Entlassung von Mitarbeitern sowie Regeln für die Archivierung und Online-Speicherung von Dokumenten.

Kompetente Organisation des Personalaktenmanagements als Grundlage der Firmenstabilität

In jeder Organisation, unabhängig von der FormEigentum, dort ist ein Personal. Es unterscheidet sich in Anzahl und Zusammensetzung, in Bezug auf Funktionen und Qualifikationen. Die Aufgabe der Personalabteilung ist es, sicherzustellen, dass alle Probleme und Probleme, die mit den Mitarbeitern des Unternehmens verbunden sind, so schnell und kompetent wie möglich gelöst werden.

Der stabile Betrieb der Organisation hängt davon abseine Mitarbeiter. Die erste Aufgabe des Personaldienstes ist die kompetente und rechtzeitige Auswahl von Mitarbeitern, die gesetzeskonforme Führung von Personalakten und die zeitgerechte Zustellung von Dokumenten an das Archiv. Dies ist die Grundlage für den stabilen Betrieb eines Unternehmens.

Personaltraining für die Arbeit mit Personal

Die Anweisung zum Personalmanagement klarweist auf die Notwendigkeit einer professionellen Ausbildung von Personalfachleuten hin. In der Praxis gibt es jedoch häufig ein Problem bei der Schulung von Mitarbeitern des gewünschten Profils.

Höhere und sekundäre Sonderbildungseinrichtungen sind es nichtSie produzieren Spezialisten mit so engen Qualifikationen wie "Personalaktenmanagement". Das Training findet in der Regel vor Ort oder auf Profilkursen statt. Es ist auch möglich, einen Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz durch Mentoring zu schulen.

HR-Management-Trainingsspezialisten schlagen auf folgende Weise vor:

• Umschulung auf der Grundlage einer zweiten Hochschulbildung;
• Erlangen einer höheren Ausbildung eines verwandten Profils, zum Beispiel "Dokumentenmanagement", "Rechtswissenschaft", "Personalmanagement", "Informationsschutz";
• Ausbildung in spezialisierten Langzeitkursen (mindestens drei Monate) mit anschließendem Bestehen der Prüfung;
• praktische Arbeit mit anschließender regelmäßiger Verbesserung der Fähigkeiten.

Normative Dokumente, die die Arbeit von Personaldienstleistungen regeln

Aktivitäten der Personalabteilung und allgemeine OrganisationDie Verwaltung von Personalakten hängt sehr stark von den geltenden Rechtsvorschriften und internen Vorschriften ab. Diese Funktion hängt mit den Nuancen der Arbeit mit einer großen Anzahl von persönlichen Dokumenten zusammen, die oft vertraulich sind.

Die Büroarbeit im Personaldienst wird durch folgende Gesetze geregelt:

• Die Verfassung, die Zivil- und Arbeitsgesetze sowie die Straf- und Familiengesetze;
• Gesetzgebungsakte zum Profil der Organisation in Angelegenheiten der Personalarbeit;
• normative Akte von lokaler Bedeutung;
• verschiedene Klassifikatoren, Regeln und Vorschriften auf Bundesebene;
• interne regulatorische Dokumente, zum Beispiel die Anweisung zur Personalführung;
• Bestellungen und Managementaufträge.

Mitarbeiter des Personaldienstes sind verpflichtet, die Bestimmungen der normativen Gesetze und vor allem des Arbeitsgesetzbuches strikt einzuhalten.

Suche und Dokumentation von Mitarbeitern

Die Pflege von Personalakten beginnt mit der Suche und Gestaltung von Personal. Zunächst müssen Sie die Optionen für die Suche nach neuen Mitarbeitern festlegen. Unter ihnen fallen die folgenden auf:

• Agenturen und Arbeitsämter;
• der staatliche Arbeitsvermittlungsdienst;
• Jobmessen;
• Bildungseinrichtungen;
• Post-Boards für Beiträge und Zusammenfassungen zu verschiedenen Ressourcen;
• andere Organisationen;
• Freunde und Bekannte.

Alle Möglichkeiten, Mitarbeiter zu finden, haben ihre eigenen Vorzüge und Nachteile, der Mitarbeiter der Personalabteilung sollte alle Möglichkeiten nutzen, um die Stelle zu schließen.

Wenn ein Bewerber gefunden wird, wird er durchgeführtInterview. Es ist wünschenswert, dass sein Umzug dokumentiert wird: So ist es einfacher, eine abgemessene Entscheidung über Einstellung oder Verweigerung zu treffen. Im letzteren Fall wird eine Person innerhalb von fünf Arbeitstagen schriftlich über den Grund informiert. Wenn der Bewerber für eine freie Stelle geeignet ist, sollte er gutgeschrieben werden. Daraus beginnt die Gestaltung der Personaldokumentation für einen bestimmten Mitarbeiter.

Phasen der Registrierung der Beschäftigung:

• Abschluss eines Arbeitsvertrages;
• die Veröffentlichung der Reihenfolge der Zulassung;
• Eintrag in das Arbeitsbuch eines neuen Mitarbeiters oder seiner Einrichtung;
• Registrierung einer persönlichen Karte;
• wenn in der Organisation es akzeptiert wird - Gründung des persönlichen Geschäfts;
• Einarbeitung und Unterzeichnung von internen Vorschriften und Anweisungen durch den Mitarbeiter.

Personalakten (Personalkarten, Mitarbeiterliste)

Die Wartung des Personalmanagements beinhaltetverbindliche Registrierung von Buchhaltungsunterlagen, insbesondere Personal- und Personalkarten. Diese Dokumente sind für Organisationen aller Eigentumsformen obligatorisch.

Personal und Zahlen sollten relevant sein und die Bedürfnisse der Organisation erfüllen. Es enthält die Namen aller Beiträge, die Anzahl der Wetten, die die offenen Stellen für diesen Zeitraum anzeigen.

Persönliche Karten sind vereinheitlichte Dokumente,enthält kurze Informationen über die Arbeitstätigkeit des Mitarbeiters und persönliche Informationen. Sie unterliegen strengen Buchhaltungs- und besonderen Lagerbedingungen, an Orten, die ihren Verderb und Diebstahl verhindern.

Bestellungen für Personal, Unterschiede und Besonderheiten der Registrierung

Allgemeine Büroarbeit in Personalarbeit in derhauptsächlich in Bestellungen und Bestellungen des Managements ausgedrückt. Diese Dokumente können sowohl einzelne Mitarbeiter als auch die gesamte Belegschaft betreffen. Sie unterscheiden sich in Design und Eigenschaften der Einführung in Aktion.

Die meisten Bestellungen und Bestellungenspezifische Maßnahmen mit dem Arbeitnehmer, haben eine einheitliche Form. Sie unterliegen einer zwingenden Vereinbarung mit allen interessierten Personen und einer Einarbeitung des Arbeitnehmers in eine Quittung. Kopien von Personalbestellungen werden in der Personalakte und die Originale in separaten Ordnern gespeichert.

Zeitschriften über Personalakten, Registrierungs- und Lagerregeln

Um die Bewegung von Dokumenten zu erfassen, dieder Personaldienst setzt die Pflege von Fachzeitschriften voraus. Dies sind tabellarische Dokumente eines mehrseitigen Formats, meistens vereinheitlicht. Normalerweise werden sie entweder in großen Notebooks oder in Fachgeschäften gekauft.

Arten von Personalzeitschriften:

• Registrierung von ein- und ausgehenden Dokumenten, einschließlich Briefen;
• Registrierung von Bestellungen;
• Registrierung der An- und Abreise von Mitarbeitern im offiziellen Geschäft;
• Registrierung von Bewerbungen, Einreichungen, Benachrichtigungen, Dienst- und Servicehinweisen;
• Registrierung von Formen von Arbeitsbüchern, deren Beilagen;
• Bücher für die Aufzeichnung von Bewegungen verschiedener Personalakten und so weiter.

Alle Stämme müssen notwendigerweise genäht und versiegelt sein und die Blätter nummeriert sein. Speichern Sie sie getrennt von allen Dokumenten. Vorzugsweise in einem Safe oder einem speziellen Schrank.

Funktionen zum Verwalten und Speichern persönlicher Dateien

Persönliche Angelegenheiten sind nicht obligatorisch. Die meisten Organisationen sammeln jedoch in der einen oder anderen Form die Dokumente des Mitarbeiters. Natürlich ist es in einem Ordner bequemer.

Eine persönliche Angelegenheit ist ein Komplex von dokumentierten persönlichen Informationen über den Angestellten, gesammelt und in einer bestimmten Reihenfolge gebildet. Es kann eine Vielzahl von Dokumenten und Kopien enthalten:

• Kopien von Bestellungen über den Mitarbeiter;
• Kopien von Aussagen;
• Kopien von Identitätsdokumenten, Bestätigung von Qualifikationen, Bildung, Leistungen und Familienstand;
• der Fragebogen;
• Eigenschaften und Bewertungen;
• Referenzen usw.

Persönliche Angelegenheiten umfassen persönlicheInformationen sollten sie von anderen Dokumenten ferngehalten werden. Der Zugang zu ihnen ist auf eine streng begrenzte Anzahl von Beamten beschränkt. Mit der Entlassung von Mitarbeitern werden persönliche Dateien an Archivspeicher übergeben.

Regeln für die Registrierung, Lagerung und Ausgabe von Arbeitsbüchern sowie Beilagen

Alle Organisationen sind verpflichtet, Arbeitsbücher zu erstellenseine Mitarbeiter, die Ausnahme - Mitarbeiter, Teilzeit. Beim primären Empfang bekommt der Arbeitgeber selbstständig Formen und macht in ihnen den ersten Rekord. Geben Sie auf der Titelseite die relevanten Daten über den Mitarbeiter ein. Anschließend ist es notwendig, ihre Relevanz zu überwachen und Änderungen rechtzeitig vorzunehmen.

Der Hauptteil istArbeit und soziale Aktivitäten des Arbeitnehmers, seine Rezeption von ständigen Übersetzungen, Entlassung. Alle Einträge sind in der allgemeinen Bestellung nummeriert und werden aufgrund der Bestellung eingegeben. Das Protokoll der Entlassung wird von einem Eindruck des Siegels der Organisation und der Unterschrift des Leiters begleitet.

Die Datensätze im Arbeitsbuch werden von Hand in Blau erstelltKugelschreiber, klare und verständliche Handschrift. Überwachen Sie sorgfältig die Relevanz und Zuverlässigkeit der eingegebenen Daten. Wenn Sie die Informationen korrigieren müssen, müssen sie sorgfältig mit einer Zeile und aktualisierten Informationen durchgestrichen werden. Diese Aktion wird notwendigerweise durch die Unterschrift des Kopfes und des Siegels bestätigt.

Arbeitsbücher getrennt von anderen Dokumenten im Safe aufbewahren. Es ist verboten, sie ohne besonderen Beschluss der zuständigen Organe Mitarbeitern oder Dritten zu übergeben.

Merkmale der operativen und archivischen Speicherung von Personalakten

Die Aufbewahrung von Personalakten wird durch deren festgelegtbesondere Bedeutung. Sie enthalten persönliche Informationen und sind vertraulich. Solche Daten unterliegen keiner unbefugten Offenlegung. Andernfalls wird dem Personal der Personalabteilung und dem Leiter der Organisation eine Geldstrafe auferlegt.

Um die ordnungsgemäße Lagerung von Personal zu organisierenDokumente im Personaldienst ist es wünschenswert, einen separaten Raum zu haben. Der Eingang muss eins sein und muss mit einer Metalltür mit Alarm ausgestattet sein.

Die Dokumente selbst müssen in Metall aufbewahrt werdenSchränke oder Safes. Vermeiden Sie Sonneneinstrahlung und Staub sowie Temperaturunterschiede und zu hohe Luftfeuchtigkeit. Diese einfachen Aktionen helfen dabei, persönliche Daten zu speichern.